Można powiedzieć, że każda firma to organizm, który od czasu do czasu wymaga wprowadzenia pewnych usprawnień. W szczególności potrzeba ta pojawia się wraz ze zwiększoną liczbą zleceń czy też rozszerzeniem działalności o nowy obszar.
Analiza efektywności
W pierwszej kolejności powinniśmy zacząć od oceny efektywności mechanizmów, które występują w naszej firmie. Każdorazowo należy odpowiedzieć sobie na następujące pytania:
- Czy dana czynność może przebiegać szybciej?
- Czy pracownicy mają właściwie przydzielone zadania?
- Czy kolejność wykonywania czynności jest właściwa?
Trudno jest dokonać takiej analizy samemu, warto więc w proces oceny zaangażować większą ilość osób. Możemy także skorzystać z usług firm zewnętrznych.
Analiza powinna wskazać nam dublujące się procesy, obszary, które wymagają uporządkowania, obowiązki, które powinny zostać przydzielone itp.
Wdrożenie usprawnień
Po dokonaniu szczegółowej analizy przychodzi czas na wdrożenie usprawnień. Aby optymalizacja procesów biznesowych była efektywna, powinna obejmować wszystkie obszary, które zostały wskazane podczas analizy. Propozycje usprawnień mogą być bardzo indywidualne, ale wśród ogólnych zaleceń wymienić można:
- połączenie działań o zbliżonym charakterze,
- wyeliminowanie dublujących się czynności,
- czytelny i logiczny przydział obowiązków pracowniczych,
- automatyzację procesów poprzez systemy informatyczne.
Po wprowadzeniu możliwych usprawnień nastąpić powinna ocena efektywności przeprowadzonej optymalizacji. Jeśli struktura stała się bardziej przejrzysta, a czynności przebiegają szybciej niż dotychczas, proces możemy uznać za udany.